R4シリーズの共通基本情報について解説します!

平素より大変お世話になっております。
システムエンジニアチームの竹内です。

 早速ですが、サポートの電話窓口に度々こういったお問い合わせをいただきます。

Q1.新規の顧客、会社データを作成したいのに、「共通基本情報が重複しています。」のメッセージが表示されてうまく新しい会社データが作成されない。

Q2.他のR4製品と連動する時にメッセージが表示される。

これらエラーの原因には全て「共通基本情報」が絡んできます。

今回の記事では「共通基本情報」についてなるべくわかりやすく解説したいと思います。

「そもそも共通基本情報を作った覚えも、設定した事もない」と感じられている方もいらっしゃると思いますので、こちらの画像を見ていただこうと思います。

一度は見た覚えがあるのではないでしょうか?新規のデータを作成するときに必ず作成する画面です。画像では財務アプリの画面を例にしていますが、給与や法人税アプリ等の別アプリも若干違いますが同じような手順でこの画面まで辿りつけます。

これが共通基本情報です。

この共通基本情報が具体的にどういった役割を持った情報なのか一言で表現すると「各R4アプリケーションの会社データの大元となる情報」です。これだけだと分からないと思うで例を使い解説したいと思います。

「田中太郎」さん、「浅田杏子」さんと言う人物がいます。これを「共通基本情報」と捉えます。

各人の情報を使い作成された「銀行口座」「携帯電話の名義」「パスポート」があります。これを「R4の会社データ」と捉えます。

「田中太郎」さんが引っ越しで住所が変わったとします。この場合、「田中太郎」さんの共通基情報の住所を変更することで、「銀行口座」「パスポート」などの各「R4の会社データ」も連動して変わります。

「浅田杏子」さんが結婚して苗字が変わったとします。この場合も「浅田杏子」の共通基本情報の名称を変更することで「健康保険証」「クレジットカード」などの「R4の会社データ」も連動して変わります。

自身の住所や姓が変わったら役所や銀行等で変更の手続きをされますよね?

R4では共通基本情報を変更すれば紐づいている会社データに関しては一括で住所や姓等の情報が反映されます。

共通基本情報が「各R4アプリケーションの会社データの大元となる情報」ということをご理解いただけたでしょうか?

では冒頭でお話した、よくあるお問い合わせについて回答したいと思います。

Q1.新規の顧客、会社データを作成したいのに、「共通基本情報が重複しています。」のメッセージが表示されてうまく会社データが作成されない。

共通基本情報は「会社コード」というコードが紐づいていて、既に使用されているコードで新規の共通基本情報を作成しようとするとこのエラーが発生してしまいます。仮に財務のソフトでこのエラーが発生するとしたら

・給与や法人税といった別のプログラムで既にその会社のデータを作成していて、共通基本情報が作成されている

・別の会社の共通基本情報で既に同じコードを利用している

いずれかの可能性があります。既に「田中太郎」さんがいるのに、二人目の「田中太郎」さんを作成しようとしているので、エラーが出てしまっているといったイメージですね。

その際は「新規登録」ではなく「登録済みの共通基本情報を参照する」より、コードを入力して検索してみてください。誰が同じコードを使っているのか、既に「田中太郎」さんが作成されているのか確認できると思います。

Q2.他のR4製品と連動する時にメッセージが表示される。

これはQ1の続きにもなりますが、別々のコードを持った「田中太郎」さんが生まれてしまっている状態です。このメッセージ自体は「OK」で進めば問題なく連動することが出来ます。Eiボードの機能から分裂してしまった「田中太郎」さんを統合することはできますが、操作を誤ってしまうと「浅田杏子」さんの「クレジットカード」を「田中太郎」さんが持っていることになってしまう等々、収拾がつかなくなることもありますので、具体的な操作方法については省かせていただきます。別々の共通基本情報を統合したい場合はサポートの電話窓口までご相談ください。

稚拙な文章でお伝え出来たか不安ですが、共通基本情報について解説させていただきました。マニュアルを見ても記述が少なく、R4で理解の難しいポイントだと思います。共通基本情報についてはまだ説明できていない点もたくさんありますが、少しでもお客様の業務効率向上に繋がれば幸いです。

この記事を見て気になる点、分からない点がございましたらお気軽にご連絡ください。

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