みなさん、こんにちは！
OA推進センターWEBマーケティング担当の花木です。
最近はどの業界もAIによって様々なものが自動で作成されるようになってきましたね。データを分析し需要予測してくれるものや自動で質問に答えてくれるもの、書類などを作成してくれるものなど様々なものがあります。今回は私も最近使っている自動書類を作成してくれる『議事録作成アプリ』についてご紹介します。議事録作成アプリとは、会議や会議の議事録を簡単に作成し、管理するためのツールです。
議事録を作成する時間を自動化することで大幅に業務の効率化を図ることができます。
議事録作成アプリに含まれる一般的な機能はアプリごとに異なり様々な機能があります。
そこで以下に考慮すべきポイントをまとめてみました。
ご参考にしてみて自社に合ったアプリを導入してみてはいかがでしょうか？
①テンプレート作成機能
異なる種類の会議や議事録に対応するテンプレートを作成できる機能があると特定のフォーマットに従った議事録を簡単に作成できます。
②会議情報の入力機能
会議のタイトル、日付、場所、参加者の情報などを音声から入力できるものもあります。
③議事録のサマリ機能
会議中に議題や議論内容をリアルタイムで記録できるテキストエディタが必要です。音声認識機能を備えているとさらに便利です。
④議事録の編集機能
議事録の内容を後から編集できる機能です。誤字や脱字の修正、情報の追加、削除などが含まれます。
⑤アクションアイテムの追跡機能
会議で議論されたアクションアイテム（行動項目）をトラッキングできる機能です。アクションアイテムの担当者、期限、進捗状況を管理できます。
⑥ファイルの添付機能
議事録に関連する文書やファイルをアップロードまたは添付できる機能があると便利です。
⑦リマインダーと通知機能
期限切れのアクションアイテムや次回の会議のリマインダーを設定できる通知機能が役立ちます。
⑧共有とアクセス制御機能
議事録を共有し、アクセス権限を管理できるセキュリティ機能が必要です。特定のユーザーまたはグループにのみアクセスを許可できます。
⑨データのエクスポート
議事録をPDF、Word、テキストなどのフォーマットでエクスポートできる機能があると、共有やアーカイブが容易になります。
⑩モバイル対応
スマートフォンやタブレットからもアクセスできるモバイルアプリがあると、移動中でも議事録の作成と管理が可能です。
⑪インテグレーション
カレンダーアプリ、タスク管理ツール、メールクライアントなどとの連携があると、効率的な作業ができます。
議事録作成アプリは、組織内のコミュニケーションと情報共有を効率化し、重要な情報を整理しやすくするための重要なツールです。導入する際には、企業や組織のニーズに合った機能を有しているかどうかを確認し、セキュリティとプライバシーにも注意を払うことが重要です。私も個人的に便利なので活用しています。スマホがあれば簡単な議事録を作成してくれるので、場所を選ばず非常に助かっています。よろしければご参考に！
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