生成AIで仕事が10倍速に！あなたの業務を激変させる秘訣（メール作成編）

こんにちは、OA推進センターのWebエンジニア、佐谷です。
ビジネスの世界では、メールは今でも大切なコミュニケーションツールです。
でも、毎日たくさんのメールを書いたり返事をしたりするのは大変です。
そこで、最新のAI（人工知能）技術を使って、メール作成をもっと簡単で効率的にする方法をご紹介します！

AIでメールのひな型を作ろう

AIを使えば、いろんな場面で使えるメールのひな型（テンプレート）を簡単に作れます。

目的別のひな型: 営業や問い合わせの返事、社内の連絡など、用途に合わせたひな型をAIに作ってもらえます。
話し方の調整: かしこまった感じからフレンドリーな感じまで、相手に合わせた話し方のひな型が作れます。
わかりやすい構成: 「はじめに→本題→まとめ」といった構成をAIに指示すれば、読みやすいメールの骨組みができあがります。
やり方のコツ: AIにお願いするときは、「ビジネスメールで使う〇〇向けのひな型を作って。話し方は△△で、内容の順番は□□でお願い。」というように、具体的に伝えるのがポイントです。

返信メールを素早く作成

届いたメールへの返事も、AIを使えばサクッと作れます。

内容の理解: 届いたメールの内容をAIに読んでもらい、適切な返事案を作ってもらいます。
選択肢の作成: AIに複数の返事案を作ってもらい、その中から良いものを選んだり、組み合わせたりできます。
個性的な仕上げ: AIが作った返事に自分らしさを加えれば、温かみのある返信ができます。
使い方のヒント: 「このメールへの丁寧な返事を3つ作って。それぞれに『ありがとう』の気持ち、相手の気持ちを理解していること、前向きな提案を入れてね。」というように具体的にお願いすると、より良い返事案がもらえます。

外国語のメールも怖くない

海外とのやり取りで言葉の壁を感じることもありますよね。AIを使えば、その心配も解消できます。

翻訳と確認: AIで素早く翻訳し、その後で詳しい人にチェックしてもらえば、質の高い外国語のメールが作れます。
文化への配慮: 特定の国向けのメール作成をAIに指示すれば、その国の文化に合った内容を作れます。
専門用語の対応: 業界特有の言葉もAIに覚えさせれば、正確な外国語のメールが作れます。
活用方法: 「この日本語のメールを英語に訳して。アメリカのビジネスパーソン向けに、文化的な配慮も加えて調整して。」というようにお願いすると、より適切な英語のメールができあがります。

情報の安全性に注意しよう

AIを使うときは、大切な情報を守ることも忘れずに。

機密情報の扱い: 個人情報や会社の秘密が含まれるメールを作るときは、会社が認めたAIツールだけを使いましょう。
個人情報の保護: AIに情報を入力するときは、できるだけ個人が特定されないように気をつけましょう。
ルール作り: AI使用に関する会社のルールを作り、みんなで守ることが大切です。